Big Wheels Events / Hugedelay Oy
Tietosuojalauseke

Hugedelay Oy (2492257-9, kotipaikka Pieksämäki, aputoiminimet Big Wheels Events, Savo Vintage, Hot Rod Nation) noudattaa aina toiminnassaan voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Toivomme, että asiakkaamme tutustuvat tämän tietosuojalausekkeen sisältöön ryhtyessään käyttämään Hugedelay Oy:n palveluja ja/tai ennen henkilötietojensa ilmoittamista yhtiön käyttöön.

Käyttäessään Hugedelay Oy:n palveluja asiakas samalla hyväksyy tässä tietosuojalausekkeessa määritellyt ehdot.

Tietosuojalausekkeemme kattaa seuraavat aihealueet:

1. Henkilötiedot ja niiden kerääminen, käyttö ja käsittelyperusteet
2. Evästeet ja muut käytetyt tekniikat nettisivuilla, verkkopalveluissa ja sovelluksissa
3. Tietojen luovutukset ja siirrot
4. Tietoturva
5. Oikeuksien käyttäminen
6. Rekisterinpitäjä ja valvontaviranomainen
7. Tietosuojalausekkeen versiohistoria

1 Henkilötiedot ja niiden kerääminen, käyttö ja käsittelyperusteet

1.1 Kohderyhmät, joilta henkilötietoja kerätään

• Asiakkaat eli mm. tapahtumavieraat, tapahtumien osanottajat, tapahtumien näytteilleasettajat sekä tapahtumien mainostajat ja sponsorit.
• Henkilökunta eli yhtiön työntekijät, osakkaat, hallituksen jäsenet, tapahtumien talkoolaiset ja alihankkijoiden työntekijät.
• Yhteistyökumppanit ja muut tahot, joiden kanssa ollaan vuorovaikutuksessa yhtiön toimintaan, tapahtumiin ja tuotteisiin liittyen
• Muut tahot, joiden tietojen kerääminen ja hallussapito on perusteltua yhtuön toiminnan tarkoituksen toteuttamiseksi

Tässä tietosuojalausekkeessa kaikkiin edellä lueteltuihin kohdeyhmiin viitataan termeillä ”rekisteröidyt”, ”kävijät” tai ”asiakkaat” vaikka kyseessä ei varsinaisesti olisikaan asiakkuussuhde Hugedelay Oy:n kanssa.

1.2 Henkilötietojen kerääminen

Henkilötietoja kerätään ennalta määriteltyihin käyttötarkoituksiin. Tietoja kerätessä pakollisia tietoja ovat vain ne jotka ovat palveluiden käytön edellytys, osan tiedoista käyttäjä voi antaa niin halutessaan.

Henkilötietoja voidaan kerätä seuraavista lähteistä:

• Rekisteröidyn omasta aloitteestaan toimittamat tiedot, esim. puhelimitse, sähköpostitse, viestitse, kirjeitse, www-sivujen palautelomakkeen tai sosiaalisen median kautta tai muulla vastaavalla tavalla.
• Rekisteröidyltä muussa yhteydessä saadut tiedot: pääsylippu-, myyntipaikka- tai esittelyosastopaikkavaraus, kilpailu-, äänestysvastaus tai muu vastaava.
• Evästeiden tai muiden vastaavien tekniikoiden avulla Hugedelay Oy:n julkaisemilla www-sivuilla saadut tiedot.
• Hugedelay Oy:n sosiaalisen median tilien välityksellä saadut tiedot, rekisteröityjen lähettämät kommentit, tykkäykset ja muut rekisteröidyn itsensä yhtiön some-tileille jättämät tiedot.

1.3 Kerätyt henkilötiedot ja niiden käyttötarkoitus

Rekisteröidyistä kerättyjä tietoja voivat olla:

• Asiakkuutta koskevat tiedot ja tapahtumat, kuten laskutus- ja maksutiedot, sopimus- ja tilaustiedot, palautteet ja yhteydenotot sekä erilaiset arvonta- ja kilpailuvastaustiedot.
• Yhteystiedot
• Syntymävuosi, sukupuoli tai muut rekisteröidyn mahdollisesti antamat profilointitiedot.
• Titteli, ammatti, työnantaja ja yhteystiedot, kun kyse on esim. yhteistyökumppaneiden osoitteistosta
• Markkinointilupatiedot
• Verkkoviestintään, nettisivujen ja muiden internet-palveluiden käyttöön ja kehittämiseen liittyvät tiedot (IP-osoite, tiedot selaimesta, käyttöjärjestelmä, kirjautumisajankohta, sijainti)
• Nettisivustoille, verkkopalveluihin ja sosiaaliseen mediaan jätetyt kommentit, palautteet ja muut yhteydenotot.
• Mahdolliset muut rekisteröidyltä kysytyt luvat ja suostumukset
• Mahdolliset muut rekisteröidyn suostumuksella kerätyt tai asiakkaan itsensä luovuttamat tiedot

Edellä lueteltuja kerättyjä tietoja käytetään asiakkuuden hoitamiseen, palvelujen toteuttamiseen, asiakaspalveluun sekä Hugedelay Oy:n liiketoiminnan kehittämiseen, markkinointiin, analysointiin ja tilastointiin, tutkimustoimintaan sekä muihin vastaaviin tarkoituksiin.

Kootuista tiedoista voidaan myös koostaa erilaisia yhteenvetoja, tilastoja ja laatia tutkimuksia asimerkiksi analytiikan avulla. Tietoja käytetään tilastointiin ja analysointiin, palveluiden ja liiketoiminnan kehittämiseen. Tilastot laaditaan siten ettei yksittäisen rekisteröidyn tiedot tai kyselyvastaukset ole niistä eroteltavissa eikä rekisteröidyn yksityisyydensuoja vaarannu tilasto- ja tutkimustietojen julkaisun yhteydessä.

1.4 Käsittelyperusteet

Hugedelay Oy käsittelee henkilötietoja perustuen seuraaviin laillisiin käsittelyperusteisiin:

• Sopimukseen, joka tarkoittaa asiakkaan tilaaman tuotteen tai palvelun tuottamista sekä toimitusta. Sopimus syntyy esimerkiksi varaamalla osastopaikka tapahtumaan, ilmoitustila tapahtumalehteen tai hankkimalla ennakkolippuja eri myyntikanavien kautta.
• Suostumukseen eli evästeiden, kilpailujen, äänestysten ja tapahtumien yhteydessä kerättyyn henkilötietoon. Myös osa markkinoinnista voi perustua suostumukseen.
• Oikeutettuun etuun, jolloin asiakassuhteeseen perustuen voidaan hoitaa asiakaspalvelua, kehittää toimintaa sekä tehdä markkinointia. Esimerkiksi nettisivustoja kehitetään käyttäjäystävällisemmiksi verkkoanalytiikan avulla.
• Lakisääteiseen velvoitteeseen, kuten kirjanpitolainsäädäntöön. Laki velvoittaa siis tiettyyn säilytysaikaan, jota ei voi ohittaa.

1.5 Säilytysaika

Kerättyjen henkilötietojen säilytysaika määräytyy tietojen käyttötarkoituksen mukaan eli säilytämme tietoja vain niin kauan kun se on tarpeen käyttötarkoituksen toteuttamiseksi. Tiedot poistetaan heti kun perusteltua tarvetta niiden säilyttämiselle ei enää ole.

Suostumukseen perustuvat tiedot säilytetään niin kauan, kun asiakkaan suostumus on voimassa ja tiedot ovat muuten ajantasaiset. Asetettaessa markkinointikielto, säilytetään tiedot kielloista ja yhteystiedoista, jotta kiellon noudattaminen voidaan varmistaa. Rekisteröity voi myös itse vaikuttaa tietojen säilytysaikaan, esimerkiksi pyytää tietojensa poistamista, alla tarkemmin kuvatuin tavoin.

Lakisääteisten velvollisuuksien takia joitain tietoja tulee säilyttää pidempään kuin mitä tietojen käyttötarve on. Lähtökohtaisesti esimerkiksi kirjanpitoon liittyviä tietoja on säilytettävä jopa seitsemän vuotta, jonka jälkeen tiedot poistetaan.

2. Evästeet ja muut käytetyt tekniikat nettisivuilla, verkkopalveluissa ja sovelluksissa

Hugedelay Oy ja sen yhteistyökumppanit keräävät käyttäjän päätelaitetta koskevia tietoja evästeiden (”cookies”) ja muiden vastaavien tekniikoiden avulla. Tällä tavalla voidaan kerätä tietoja siitä, miten ja milloin verkkopalveluja käytetään, ja näin voidaan palveluja kehittää edelleen käyttäjäystävällisemmiksi.

Eväste on tiedosto, joka tallennetaan käyttäjän selaimeen. Evästeiden käyttöön perustuvat tekniikat muun muassa mahdollistavat sen, että käyttäjän ei halutessaan tarvitse syöttää käyttäjätunnuksia ja salasanoja joka kerta uudelleen. Evästetiedosto sisältää nimettömän tunnistetiedon, jota käytetään palveluissa ja sovelluksissa selainten yksilöintiin ja palvelujen käytön seurantaan. Palveluiden käytöstä kerättyä tietoa käytetään myös kohdennetun mainonnan tai personoitujen sisältöjen tuottamiseen. Sovelluksissa käytössä on evästettä vastaava laitekohtainen mobiilitunniste.

Evästeet voivat säilyä käyttäjän koneella siihen saakka, kunnes ne poistetaan. Käytössä on myös istuntokohtaisia evästeitä, jotka vanhentuvat käyttäjän vierailun (eli istunnon) päätyttyä.

Evästeet voidaan jakaa käyttötarkoituksensa perusteella eri tyyppeihin:

• Toiminnallisten evästeiden avulla mahdollistetaan kävijän kirjautuminen. Näillä pakollisilla evästeillä varmistetaan sivuston toiminta suunnitellulla tavalla.
• Analytiikan ja tuotekehityksen evästeiden avulla kehitetään nettisivujen käyttäjäkokemusta ja pyritään parantamaan eri toimintoja sujuvammiksi. Niitä voidaan käyttää esimerkiksi eri sivustojen kävijämäärien, nopeuden, käyttötiheyden sekä uusien ja palaavien kävijöiden suhteen seurantaan.
• Mainonnan toimivuuden kannalta tärkeät evästeet auttavat kohdentamaan sivuston käyttäjille heitä kiinnostavaa mainontaa. Evästeitä käytetään myös raportointitarkoituksiin mainonnan tavoittavuuden todentamiseksi vertailukelpoisten mittareiden, kuten näyttömäärien ja klikkausten avulla. Mainontaa voidaan kohdentaa selainkäytön perusteella myös kolmansien osapuolten, kuten mainostajien ja mainosverkostojen asettamien evästeiden avulla.
• Sosiaalisen median evästeet. Hugedelay Oy:n julkaisemilla nettisivustoilla voidaan käyttää erilaisia yhteisöliitännäisiä, joiden avulla käyttäjä voi esimerkiksi jakaa valitsemaansa sisältöä sosiaalisen median palveluihin. Facebook, Twitter, Google, Instagram, WhatsApp ja muut vastaavat palveluntarjoajat voivat kerätä tietoa omien, kulloinkin voimassaolevien käyttöehtojensa mukaisesti.

2.1 Käyttäjän vaikutusmahdollisuudet

Nettisivuston kävijällä on mahdollisuus tutustua evästeasetuksiin. Kävijät voivat hyväksyä ja muokata evästeasetuksia käyttämissään nettiselaimissa. Evästeitä koskevat asetukset ovat aina selainkohtaisia. Evästeasetukset on tästä syystä hyväksyttävä ja muokattava jokaisessa käytetyssä selaimessa.

Kävijä voi kokonaan estää evästeiden ja mobiilitunnisteiden käytön kieltämällä haluamansa evästeet selaimen asetuksista ja nollaamalla mobiilitunnisteen päätelaitteen asetuksista, mutta tämä voi estää sivustoa ja sovellusta toimimasta suunnitellulla tavalla.

Kävijä voi aina halutessaan muokata evästeasetuksiaan.

3 Tietojen luovutukset ja siirrot

Lähtökohtaisesti mitään yksilöiviä henkilötietoja ei luovuteta yhtiön ulkopuolelle. Tietoja voidaan kuitenkin luovuttaa seuraavissa tapauksissa:

Verkkopankki- ja luottokorttimaksua käyttäessä maksupalveluntarjoajalle luovutetaan asiakkaan nimi ja yhteystiedot (etunimi, sukunimi, sähköposti ja katuosoite).

Voimme luovuttaa henkilötietoja kolmansille osapuolille, jos se on tarpeen sopimuksen täyttämiseksi, kuten perintätapauksissa.

Hugedelay Oy voi luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten vuoksi käyttäjän henkilötietoja voimassaolevaan lainsäädäntöön perustuen.

Voimme luovuttaa rekisteröidyn tietoja kolmansille osapuolille, mikäli rekisteröity on antanut siihen nimenomaisen suostumuksensa.

Mikäli yhtiön toiminnassa yritysjärjestelyitä, henkilötietoja voidaan luovuttaa ostajille esim. liiketoimintakaupan yhteydessä sikäli kun niiden kerääminen ja säilyttäminen ovat kaupan kohteena olevan liiketoiminnan suhteen tarpeellisia ja perusteltuja.

Tietoja ei lähtökohtaisesti siirretä EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle. Jos tietoja siirretään EU:n tai ETA-maiden ulkopuolelle, henkilötietojen riittävästä suojasta huolehditaan. Keinona on muun muassa Euroopan komission hyväksymät mallisopimuslausekkeet. Siirto voi myös perustua käyttäjän antamaan suostumukseen.

4 Tietoturva

Hugedelay Oy on järjestänyt tietoturvan yleisesti hyväksyttävällä tavalla pyrkien tarvittavin teknisin ratkaisuin estämään asiattomien pääsyn tietojärjestelmiinsä. Tällaisia keinoja ovat muun muassa palomuurien, salaustekniikoiden ja turvallisten laitetilojen käyttö.

Henkilötietoja käsittelevät vain ne Hugedelay Oy:n tai ulkoisten alihankkijoiden toimihenkilöt, joilla työnsä puolesta on käyttöoikeus, tarvittavat käyttäjätunnukset ja salasanat henkilötietojen käsittelyyn. Kaikkia työntekijöitä sitoo vaitiolovelvollisuus.

Muutoin kuin sähköisesti käsiteltäviä henkilötietoja sisältävät asiakirjat kuten esimerkiksi tapahtumien kilpailu- ja äänestyskupongit säilytetään lukitussa tilassa ja ne tuhotaan asianmukaisesti heti käsittelyn jälkeen.

5 Oikeuksien käyttäminen

Rekisteröidyllä on useita vaikutusmahdollisuuksia tietojenkäsittelyyn liittyen:

• Pääsy tietoihin: Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjältä tieto mitä tietoja hänestä käsitellään. Rekisteröity voi osoittaa kirjallisen tarkastuspyynnön rekisterinpitäjälle, jonka jälkeen sovitaan tapauskohtaisesti miten tieto toimitetaan rekisteröidylle luotettavasti. Rekisteröidyn on todistettava henkilöllisyytensä ennen tiedon luovuttamista.
• Oikeus tietojen oikaisemiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteröityä koskevien virheellisten tai puutteellisten henkilötietojen korjaamista.
• Oikeus tietojen poistamiseen: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia rekisteriin tallennettujen tietojensa poistamista, ellei tietojen säilyttämiselle ole perustetta (esim. kirjanpitolainsäädäntöön perustuva).
• Oikeus rajoittaa ja vastustaa käsittelyä: Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä rajoittaa rekisteröidyn henkilötietojen käsittelyä, mikäli tähän on perusteet. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa rekisteröityä koskevien henkilötietojen käsittelyä, mikäli käsittely perustuu aiemmin kuvatuin tavoin oikeutettuun etuun.
• Oikeus peruuttaa suostumus tietojen käsittelyyn: Jos henkilötietojen käsittely perustuu suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa peruuttaa suostumuksensa. Suostumuksen peruminen tapahtuu kirjallisella pyynnöllä rekisterinpitäjälle.
• Oikeus valittaa valvovalle viranomaiselle: Rekisteröidyllä on oikeus valittaa henkilötietojen käsittelyn epäkohdista rekisterinpitäjälle, henkilötietojen käsittelijälle tai valvovalle viranomaiselle.

6 Rekisterinpitäjä ja valvontaviranomainen

Rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Hugedelay Oy
Postiosoite: PL 96 76101 PIEKSÄMÄKI

Yhtiön tietosuojavastaava on hallituksen puheenjohtaja Heikki Skyttä ja häneen saa yhteyden puhelimitse 040 563 1433 tai sähköpostitse heikki.skytta@hugedelay.fi

Valvontaviranomaisen yhteystiedot:

Tietosuojavaltuutetun toimisto
Käyntiosoite: Ratapihantie 9, 6. krs. 00520 HELSINKI
Postiosoite: PL 800 00521 HELSINKI
Vaihde: 029 56 66700

7 Versiohistoria

Tämä tietosuojalauseke astuu voimaan 25.5.2018 ja korvaa aiemmat Hugedelay Oy:n tuotteita ja palveluita koskeneet tietosuojalausekkeet.